L’archiviazione ottica consente di semplificare e snellire il sistema di archiviazione dei dati, mettendo a disposizione i documenti in formato elettronico per il reperimento, la condivisione e l’inserimento delle informazioni.

I documenti vengono ritirati presso il cliente, digitalizzati e inseriti in archivio digitale dedicato, il cliente potrà accedere in modo sicuro e protetto da password, tramite la rete interna o il web, per consultare, inserire o modificare i dati.

Riferimenti legislativi:
Nel paragrafo 22 del Codice dell’amministrazione digitale, intitolato Documenti informatici originali e copie. Formazione e conservazione si cita testualmente “Le copie su supporto informatico di documenti formati in origine su altro tipo di supporto sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte …”, mentre le norme tecniche mediante le quali deve avvenire il servizio di archiviazione ottica sostitutiva sono state dettate dal CNIPA .

Con la DELIBERAZIONE 19 febbraio 2004 è sempre il CNIPA, all’articolo 5, a prevedere che “il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati..”.